Er du en mesterlig magiker? Hvis du er, er du sikkert allerede rigtig god til at opnå balance mellem dine ambitiøse langsigtede mål og det daglige behov for blot at få tingene gjort. Du klarer alting med bravur – du er ekspert i at prioritere, et organisatorisk orakel og en dygtig samarbejdspartner. Og dog ved selv den mest vise af alle mestre, at det er umuligt at opnå det perfekte.

Derfor har vi en række gode tips, der kan komme selv den mest produktive professionelle bruger til gavn og give dig ny indsigt i, hvordan du holder dig skarp, når det drejer sig om at organisere.

Opdel alle dine opgaver i fire kvadranter, og få et helikopteroverblik over de ting, der haster mest.

Hvis du er en professionel bruger med masser af lister og masser af arbejde, kan kvadrantmetoden hjælpe dig med at holde styr på opgaverne fra øverste plan. Fordel dine opgaver i fire lige store kvadranter – f.eks. med Post-it® Super Sticky Large Notes, der giver dig den nødvendige plads og mulighed for at sætte arkene lige der, hvor du har det bedste overblik. Navngiv kvadranterne, som du vil, men begræns dem til fire! Du kan regne ud, hvad de skal være, ved at indsamle opgavelister fra de seneste uger, kalenderaftaler og alt andet, du har skrevet ned for nylig,

Når du har datasættet med det store overblik foran dig, grupperer du dine opgaver – store som små – i de fire mest indlysende kategorier. Denne teknik gør det nemmere at planlægge og balancere alle dine daglige og ugentlige opgaver og ansvarsområdet, og med Post-it® produkterne har du altid dine mål for øje. Med kvadrantmetoden får du ikke alene tingene gjort – du designer også dit eget helt unikke system.

Et tidslinjediagram hjælper dig med at se krav og tidsfrister i et enkelt overblik.

Tidslinjeplanlægning er velegnet til sporing af projekter med mange afhængige opgaver, der først kan begynde, når andre slutter. Post-it® Meeting Charts fungerer godt til dette formål. Tegn et gitter for at lave en kalender, skriv vigtige milepæle ind på de pågældende datoer og skriv alle de opgaver, der er nødvendige for at opnå hver enkelt milepæl, på separate Post-it® Super Sticky Notes, 100 mm x 100 mm. Anbring opgavenoterne på de enkelte kalenderdatoer i prioriteret rækkefølge. Da arkene nemt kan tages af og bruges igen, kan du flytte rundt på opgaverne efter behov eller fjerne dem helt, når de er udført. Dette giver dig et praktisk, visuelt overblik, hvor du kan se status for dit projekt og nemt opdatere i realtid. Du kan få bedre styr på dine projekter end nogensinde før og glemmer ikke noget undervejs.

Udarbejd to lister på notes side-om-side – den ene til aftaler og møder, den anden til det, du ønsker at opnå gennem dem.

For selv den mest erfarne listeudarbejder kan det være svært at prioritere vigtige opgaver. Brug Post-it® Super Sticky Notes 102 mm x 152 mm i to farver, og opdel din liste i to dele. På noten til venstre laver du en liste over dine opgaver – møder, konferenceopkald, aftaler og lignende – i kronologisk rækkefølge. På noten til højre skal du skrive en liste over, hvad du gerne vil opnå fra disse begivenheder, f.eks. fremlægge en plan eller drøfte et bestemt problem. Når du har fået udarbejdet din kronologiske liste, skal du tilføje andre opgaver, som skal klares dén dag, i prioriteret rækkefølge. Benyt en pause til at tjekke din liste og se, hvilke opgaver du kan klare mellem aftaler, eller som skal flyttes rundt. Hvis du bruger en kalenderplanlægger, kan du overføre disse opgaver til Post-it® Notes, 38 mm x 51 mm og sætte dem ind på den dag, hvor den skal udføres – du kan nemt flytte rundt på dem, hvis datoerne bliver ændret.

At være effektiv og produktiv er en kunst, der konstant kan videreudvikles – og sommetider har du brug for en ny indgangsvinkel for at være på forkant med tingene. Nu, hvor du har fået et par nye redskaber i din professionelle organisationsværktøjskasse, vil du klar til stort set alt det, en dag kan byde på.

Kilder:
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective