Nogle gange er den bedste måde at planlægge/optimere trinene i en proces at visualisere dem. Det simple proces flowdiagram giver en letanvendelig metode til at finde ud af alt, hvad der skal vides om jeres system.
Vil I vide, hvordan et system kan implementeres eller forbedres? Et simpelt proces flowdiagram er en effektiv måde at kortlægge jeres proces og dokumentere, hvordan en specifik opgave udføres. Kom i gang ved at samle et lille team, som kender processen, find noget vægplads, saml nogle skrivematerialer, og følg disse grove retningslinjer:
-
Skab en nøgle til at hjælpe med kortlægning af processen:
a. Ovaler symboliserer typisk starten og/eller slutningen på en proces.
b. Rektangler indikerer instruktioner eller handlinger.
c. Diamanter viser beslutninger, der skal træffes.Disse symboler vil blive forbundet med hinanden via pile, som viser processens flow.
-
Spørg teamet, hvad flowdiagrammets fokus er. Kortlægger I en distributionskanal? En godkendelsesproces? Osv. Skriv dette fokus øverst på diagrammet, og bed hvert teammedlem om at bruge et par minutter på at nedskrive de vigtigste trin i processen for at nå fokusmålet.
-
Start diagrammet med at tegne ovalen på en Post-it® note og kald den “Start”.
-
Gå videre til første handling/spørgsmål, og brug rektanglet eller diamanten afhængigt af jeres specifikke scenarie. Skriv handlingen/spørgsmålet ned, og forbind den/det til “Start”-formen med en pil. (Tip: brug en Post-it® Super Sticky label på rulle til at lave pilen for at give fleksibilitet, i tilfælde af at diagrammet ændrer sig).
-
Fortsæt sådan igennem hele processen. Dokumenter jeres handlinger og beslutninger i den rækkefølge, de forekommer, og dokumenter alle afklaringer i forbindelse med en beslutning. Nogle beslutninger kan have to (eller flere) forskellige udfald, som leder til forskellige stier – kortlæg dem hver især. Forbind alle handlinger og beslutninger med en pil.
-
Når I har kortlagt hele processen, placeres en oval i slutningen, der kaldes “Slut”.
-
Bed teamet om at gennemse diagrammet. Findes der måder til at forbedre jeres proces? Bør der tilføjes yderligere trin? Er de rigtige folk i de rigtige roller? Herfra kan I måske få nye perspektiver omkring effektiviteten af jeres arbejde.
Hold mig opdateret om Post-it® Brand tilbud med mere!
