Finjustering af dine fjerntliggende mål

Du er muligvis det, vi kalder en "behændig jonglør". Du er en sand mester i at få tingene gjort, en detaljedrevet maskine, der genererer liste efter liste! Du nyder hver eneste gang, du kan sætte et flueben ved en opgave og starte på en ny opgaveliste. Du har skarp fokus på at vinde dagen og husker altid at købe en liter mælk på vej hjem. Men den omhu, du udfører alle dine daglige opgaver med, betyder også, at du somme tider mister fokus på at nå det fjerntliggende mål, der venter på dig i horisonten. Heldigvis har vi en række gode tips, der hjælper dig med både at fortsætte successen i dagligdagen og styre mod de store mål i det lange løb.

Hvis du har opgaver, som det virker til, at du aldrig får udført, er det på tide at finde ud af, hvorfor.

Visse opgaver på din opgaveliste virker til at blive ført videre til næste dag – dag efter dag, indtil der pludselig er gået flere måneder. Før du ved af det, har du pludselig ikke mere tid til at fuldføre et mål, som du ellers troede, du havde styr på. Hvad var det, der skete? Enten var opgaven i virkeligheden ikke så vigtig, eller også er der noget, der forhindrer dig i at gennemføre den. Uanset hvad, er der noget galt. For at undgå at falde i denne fælde kan du finde ud af, hvad der har stået på din opgaveliste i mere end et par dage, og markere hvert enkelt element i denne kategori med en Post-it® Index eller Post-it® Index Strong. Se derefter nærmere på hvert element, og beslut, hvad der bør fjernes fra listen, og hvad du bør benytte dine problemløsningsevner på, så du kan komme videre med opgaven.

Lav virtuelle "æsker", som du putter dine opgaver i, og derefter knytter du dem til tidslinjer og underopgaver.

Hvis du er en sand mester i at multitaske, kan det være svært at forstå, hvordan man starter på et projekt, der indeholder mange trin eller faser. Æskemetoden kan hjælpe dig – det er et system, der hjælper dig med at organisere dine opgaver i trin langs en sti, hvor du kan se, hvad der er gjort, hvor du befinder dig nu, og hvad det næste trin er. I forbindelse med et projekt kan du f.eks. lave fire kolonner på din Post-it® Meeting Chart med overskrifterne Ventende arbejde, Opgaveliste, Igangværende og Gennemført. Notér hver opgave, som skal gennemføres for det pågældende projekt, på en Post-it® Super Sticky Note, 76 mm x 76 mm, og placér dem de rigtige steder. Da arkene kan tages af og sættes på igen, kan du flytte dem fra æske til æske efter behov, så du kan holde styr på hver enkelt opgave og deres vej gennem de forskellige faser. Æskemetoden kan ikke alene hjælpe dig med at håndtere dine projekter, den kan også hjælpe dig med at finde steder, hvor du kan reducere antallet af faser i en proces, eller hjælpe med at få opgaverne til at forløbe hurtigere.

Når du arbejder sammen med et team, kan du bruge projektlister, så alle er med på noderne.

Når du arbejder sammen med et team, er det ofte en god idé at lave projektlister, der uddyber opgaverne og uddelegerer ansvarsområder et sted, hvor alle kan se dem. Det lyder enkelt, men det er faktisk en effektiv måde at spare tid på og få alle til at føle, at de får den respekt og det ansvar, der tilkommer dem i forbindelse med deres projekter. Post-it® Super Sticky Notes 102 mm x 152 mm og Post-it® Meeting Charts er velegnede til dette formål, hvor hvert teammedlem benytter dem til at udarbejde opgavelister for projektet og anbringer dem på kontoret, hvor alle kan se dem. Når alle teammedlemmer hurtigt kan se, hvad der foregår – hvem der ejer de enkelte opgaver, hvad status er på dem og hvad der sker som det næste – kan dit team undgå endeløse mails og føle, at de kan påtage sig den næste opgave. Prøv at bruge projektlister, næste gang du arbejder med et team, og oplev, hvordan kommunikationen bliver meget tydeligere.

Anbring din opgaveliste direkte på din kalender, så du holder fokus på opgaven.

Somme tider er de mest praktiske metoder til håndtering af opgavelister også de enkleste. Hvis du sætter din opgaveliste på din kalender, betyder det, at du kan se alt det, du skal gøre, så snart du åbner for dagens program. Tag hvert enkelt punkt på opgavelisten, forsøg at anslå, hvor lang tid det vil tage at udføre opgaven, og skriv punktet direkte ind i din Post-it® Meeting Chart. Du kan også bruge Post-it® Index pile at fremhæve dagens vigtigste opgaver eller farvekode dine opgaver efter emne, kunde eller kategori. Når din Post-it® Meeting Chart indeholder alt det, du skal gøre, behøver du ikke længere bekymre dig om at glemme eller mangle noget, og din dag vil være mindre stressfyldt.

Ved at analysere en svær beslutning vha. en positiv-/negativliste kan du nemmere træffe beslutninger.

Når du træffer en vigtig beslutning, hjælper det at udarbejde en liste over positive og negative faktorer. Ved at skulle koge noget ind til en række enkle punkter bliver du tvunget til at regne ud, hvad der kommer i første række. Prøv at skrive din liste på to forskelligt farvede Post-it® Super Sticky Notes, 102 mm x 152 mm (en til det positive, en til det negative), og anbring dem et sted, hvor du vil se dem næste morgen, og lad så listen være natten over. Når du vender tilbage med et friskt perspektiv, har du muligvis et bedre overblik over tingene. Du kan også prøve at dele din liste med en anden og bede om hjælp til at finde på flere positive og negative faktorer. Når du har udtømt alle muligheder, kan du sammenligne og modstille hver side af listen for at trække den mest logiske og velovervejede beslutning. Eller, hvis du er på kontoret, kan du skrive alle de faktorer, du kan komme i tanke om, ned på flere Post-it® Super Sticky Notes, 76 mm x 76 mm, med to forskellige farver (f.eks. grøn til positive faktorer og pink til negative faktorer). Hæng dem på væggen, indtil du ikke kan komme i tanker om mere. Du ender med en stærk visuel idé om, hvilken af farverne der er den mest dominerende – og derved hvad din beslutning hælder i retning af.

 Bevæg dig væk fra strømmen af daglige opgaver, og skriv dine største drømme og mål ned.

Det kan være svært at gøre sig fri af de daglige rutiner med at sætte flueben på opgavelister og i stedet få det store overblik og perspektiv. Hvis du laver en liste med langsigtede mål og drømme, kan det virkelig hjælpe dig til at få et overblik over, hvad du arbejder for, og hvad du ønsker at opnå. Så husk at lave en liste over dine langsigtede mål en gang imellem, også selv om du synes, at de er for ambitiøse eller langt ude. Hvis du laver listen på en Post-it® Super Sticky Note 102 mm x 152 mm, kan du sørge for, at den sidder på et synligt sted, hvor den hele tiden kan minde dig om dine mest inspirerende mål. Når du er ved at tabe humøret i den daglige trædemølle, sætter du listen et nyt sted, så der er større sandsynlighed for, at du ser den – og bruger den til at få nye kræfter. Hvis du vil have en liste over dine store mål i kæmpeformat, kan du sætte en Post-it® Meeting Chart op på væggen på kontoret eller i køkkenet og notere dine drømme – på den måde vil du hver dag i stor stil blive mindet om de ting, du ønsker at opnå.

Sammen med nogle af de primære Post-it®-produkter vil disse insidertips hjælpe de multitaskende masser til også at huske på de større og mere langsigtede mål i livet. Brug dem godt!

Kilder:

http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective

http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW

http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

https://unclutterer.com/2015/04/02/6-approaches-to-creating-an-effective-to-do-list/