Den drevne arkitekt ser skulpturen i stenen, før den bliver hugget ud. Du er ekspert i at tænke store tanker, og du inspirerer alle omkring dig med dine store ambitioner. Du er ekspert i at lave lister, men sommetider ser du kun skoven, ikke de enkelte træer. Vi er klar til at hjælpe med en række tips, som en ledertype som du kan bruge til at klare de bjerge af detaljer, der kan opbygges i dagens løb – tips, der kan hjælpe personer, der har tendens til at fokusere på det langsigtede, til at blive bedre til den daglige, kortsigtede planlægning. Lad os komme i gang!

Uddelering og samarbejde er nøglen til at opnå ambitiøse mål. Lav en liste med opgaver, der kan outsources!

Hvis du tænker store tanker, kan det sommetider være svært at fastlægge alle de små skridt, der skal klares for at opnå et ambitiøst mål. Du har brug for at blive bedre til at samarbejde og uddelegere – og her kan du få glæde af en outsourcing-liste. Find ud af, hvilke opgaver du kan give til andre, og saml dem alle på en liste. At oplære andre vil tage mere tid i første omgang, men vil spare tid senere hen, så du får mulighed for at fokusere på de opgaver, som kun du kan udføre. Hvis du skriver din outsourcing-liste på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm, kan du sørge for at have den der, hvor du har brug for den, så du er klar, når der er mulighed for at uddelegere.

Marker dine vigtigste opgaver vha. 1-3-5-reglen.

Hvis du har problemer med at fokusere på større og mindre opgaver i løbet af dagen, kan 1-3-5-reglen hjælpe dig med at få mere fra hånden. På en given dag kan du planlægge, at du skal gennemføre én stor opgave, tre mellemstore opgaver og fem små opgaver, og så skrive det ned på en liste på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm. Da du har mulighed for at anbringe listen lige der, hvor der er størst sandsynlighed for, at du ser den, hjælper den dig med at fokusere på de ni opgaver og sørger for, at du ikke bliver overvældet af, hvad der kan gemme sig på ældre lister. Når du kun kan vælge mellem vigtige opgaver, får du altid klaret de vigtige ting.

Hvis du ofte trækker ting i langdrag, er 2-minuttersreglen en enkel og effektiv metode til at kickstarte din produktivitet.

Ingen kan sige sig fri fra at trække tingene i langdrag en gang imellem – men du kan bruge 2-minuttersreglen til at kickstarte din produktivitet. 2-minuttersreglen gør det så nemt at komme i gang, at du ikke kan sige nej. Det er enkelt.

For hver af dine opgaver stiller du dig selv ét spørgsmål:

Vil det tage under 2 minutter? Hvis svaret er ja, gør du det med det samme.

Start med at gennemgå din opgaveliste, og markér hver 2-minuttersopgave med et Post-it® Flag, så du hurtigt kan finde dem igen, og gå så i gang med at få dem gjort. Kan alle dine mål opnås på under 2 minutter? Selvfølgelig ikke. Men når du har klaret alle 2-minuttersopgaverne, kan du fokusere på de opgaver, der kræver mere tid, uden at blive distraheret.

Opdel dine opgaver i enkle handlingstrin.

Enhver opgaveliste indeholder de evige gentagelser – ting, vi gerne vil gøre, men aldrig får gjort. Hvis der f.eks. står "yoga" på din liste, og du aldrig har prøvet yoga, bliver det meget sværere at klare denne opgave, end hvis du deler den op i enkle handlingstrin. Så få fat i en Post-it® Super Sticky Lined Notes 102 mm x 152 mm, og lav en liste over handlinger, der er pinligt enkle: Søg efter yogatimer i nærheden på Google, tilmeld dig online, køb en yogamåtte og tag af sted til timen kl. 18 på mandag. Det lyder måske fjollet, men det mest enkle trin til at få dig videre, bør være det første punkt på din liste.

Lav din opgaveliste aftenen før, så du kommer i gang med det samme næste morgen.

Af og til kan det virke overvældende at få så meget styr på tingene, at du kan starte morgendagen med at lave en liste. Prøv at gøre sådan: Sidst på dagen skal du skrive de seks vigtigste opgaver ned, som skal du skal klare næste dag, på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm. Nummerér dem efter prioritet, og hæng den et sted, hvor du vil se den næste morgen. Næste dag har du listen fra aftenen før ved siden af dig, klar til at hjælpe dig med at komme igennem dagen, én opgave ad gangen. Ved fyraften kan du sætte alt det, du ikke har fået klaret, øverst på morgendagens liste. Prøv det nogle dage, og se, hvordan din produktivitet skyder i vejret.

Gør det til en vane at klare den første opgave om morgenen.

Lad os følge ånden i dette tip og kaste os ud i det: Klar den første opgave på din liste som det første om morgenen, når du er frisk! For at kickstarte din dag skal du fuldføre den største og vigtigste opgave, inden du går videre. Det er vigtigt at være proaktiv snarere end reaktiv, og derfor skal du starte med den vigtigste opgave først – inden du tjekker din mail, læser overskrifter eller besvarer telefonopkald. Lav din opgaveliste på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm, og markér den ting, du vil gøre først, med en Post-it® Index. Ved at holde dig selv ansvarlig vha. en synlig liste og et tydeligt første trin, får du altid din vigtigste prioritet fra hånden hver gang – og du behøver ikke at vende tilbage.

Det var det! Seks gode tips, der vil sikre dig succes i dagligdagen, og fortsat lade dig gøre det, du er så god til: Se det store billede og blive inspireret af langsigtede mål.

Kilder:

http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

http://lifehacker.com/5994155/make-your-to-do-list-more-doable-with-the-1-3-5-rule

https://www.themuse.com/advice/a-better-todo-list-the-135-rule

https://blog.bufferapp.com/how-to-stop-procrastinating-by-using-the-2-minute-rule

http://www.fastcompany.com/3040420/why-our-brains-love-lists-and-how-to-make-better-ones

http://www.fastcompany.com/3021379/work-smart/the-amazing-history-of-the-to-do-list-and-how-to-make-one-that-actually-works

http://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/02/five-best-to-do-list-tips/#2c17ecff51b5